🏢Les annuaires de la commune

#13.1 — Le principe commun à tous les annuaires

Sept annuaires fonctionnent de la même façon : Élus, Associations, Commerces & artisans, Écoles, Salles, Équipements sport, Lieux de culte. Un huitième, « À découvrir » (les lieux à visiter), suit le même principe mais y ajoute une carte (voir 13.9). Pour chacun, une fiche se remplit en deux colonnes (formulaire + bouton 💾 Enregistrer flottant). Points communs :

• Une galerie où l’on ajoute plusieurs photos d’un coup.
• Des documents illimités (bouton ➕ Ajouter un document).
• Une case « Fiche visible sur le site » (pour masquer sans supprimer).
• Le réordonnancement par flèches ▲ ▼ dans la liste.
• Des champs de tarif avec une case « Gratuit » (qui met la valeur à zéro).

#13.2 — Les élus

Cliquez sur Élus. Pour chaque élu : Prénom, Nom, Fonction (menu : Maire, 1ᵉʳ→5ᵉ adjoint, Conseiller délégué, Conseiller, ou « Autre fonction » libre), Délégations, Photo + son texte alternatif (RGAA), e-mail et téléphone (facultatifs). L’e-mail et le téléphone ne s’affichent sur le site que si vous cochez « Afficher l’e-mail et le téléphone sur le site » (décoché par défaut, RGPD) ; sinon ils restent internes au back-office. Les élus se regroupent automatiquement (maire, adjoints, conseillers) d’après leur fonction et s’ordonnent par les flèches ▲ ▼ à l’intérieur de leur groupe.

Photo de groupe du conseil. En haut de l’écran, la section « Photo de groupe du conseil » permet de choisir une image (médiathèque) et une légende (ex. « Le conseil municipal 2026-2032 ») : elle s’affiche en tête de la page publique, au-dessus du trombinoscope.

Commissions & délégations. Le bouton « Commissions & délégations » ouvre un écran à deux onglets. Commissions : créez chaque commission (Finances, Travaux, Affaires scolaires…), sa mission et sa composition (cochez les élus, désignez le responsable). Délégations extérieures : les représentations dans les organismes (syndicat des eaux, SDIS, CCAS, CNAS…), avec leur organisme et des rôles titulaire / suppléant. Le tout s’affiche sur la page publique « Commissions & délégations », accessible depuis la page des élus. Seuls les élus du trombinoscope peuvent être désignés.

#13.3 — Les associations

Cliquez sur Associations. Champs : nom, catégorie, présentation courte et longue (éditeur de mise en forme), bureau (président, secrétaire, trésorier, autres), coordonnées dont site internet, Facebook, Instagram, horaires, cotisation (avec case « gratuite »), photo principale et logo (deux images), galerie et documents.

Les catégories sont gérables : bouton 🏷️ Catégories (créer, renommer, ordonner ; suppression bloquée si utilisée).

#13.4 — Les commerces et artisans

Cliquez sur Commerces & artisans. Champs : nom, catégories (plusieurs possibles pour une même fiche), présentation courte et complète (éditeur de mise en forme), coordonnées (adresse, téléphone, e-mail, site internet, Facebook, Instagram), horaires d’ouverture, photo principale et logo (deux images), galerie et documents. Contrairement aux associations, il n’y a ni bureau ni cotisation : l’annuaire recense les commerces, artisans et services de la commune.

Les catégories sont gérables (bouton 🏷️ Catégories : créer, renommer, ordonner) et une fiche peut relever de plusieurs catégories à la fois : un hôtel-restaurant coché dans « Hébergement » et « Restauration » apparaît dans les deux rubriques du site, avec une seule fiche à tenir à jour.

Lien avec « À découvrir » : sur l’écran 🏷️ Catégories, chaque catégorie porte un interrupteur « Sur la carte À découvrir ». Activé (par défaut sur Hébergement et Restauration), les commerces de cette catégorie apparaissent aussi sur la carte et la page « À découvrir » (rubrique « Où dormir / où se restaurer »), sans double saisie. Pour qu’un gîte ou un restaurant s’affiche comme repère sur la carte, renseignez sa position dans le bloc 📍 Position sur la carte de sa fiche (cliquez sur la carte, ou laissez vide).

#13.5 — Les écoles

Cliquez sur Écoles. Champs : nom, type (maternelle, élémentaire, RPI, collège, lycée…), présentation, nombre de classes et effectif, un tableau « niveau + enseignant » par classe, directeur et contact, site internet, horaires, photo, galerie et documents.

#13.6 — Les salles communales

Cliquez sur Salles. Champs : nom, type (dont « salle des mariages »), présentation, capacité, surface, équipements, accès PMR, adresse. En cochant « Cette salle peut être louée », des champs apparaissent : tarif habitants et tarif extérieurs (chacun avec case « gratuit »), caution (avec case « pas de caution »), « Comment réserver ? » et conditions de location.

Le calendrier de disponibilité

Pour chaque salle, vous pouvez allumer un calendrier : les habitants voient alors, sur la fiche de la salle, les jours libres en vert et les jours pris barrés. Ils ne voient jamais qui a réservé ni pourquoi. Chaque salle décide pour elle-même : la salle des fêtes peut avoir son calendrier et la salle de réunion rester sans.

1. Allumez le calendrier : colonne « Calendrier » de la liste des salles (interrupteur), ou case « Montrer les jours libres sur le site » dans la fiche de la salle.
2. Ouvrez Calendriers des salles (menu de gauche, ou bloc « Planning des salles » du tableau de bord). S’il y a plusieurs salles, choisissez la vôtre en haut de l’écran.
3. Cliquez sur un jour libre : choisissez Réservé (location, prêt) ou Indisponible (travaux, fermeture), ajoutez si vous voulez une note (« Mariage famille Martin »), puis Bloquer. Pour plusieurs jours, changez la date « Au » ; un samedi, le bouton « Ajouter le dimanche » bloque tout le week-end.
4. Pour modifier ou libérer un jour, cliquez dessus. Après chaque action, un bouton « Annuler » permet de revenir en arrière pendant dix minutes.

La note reste dans l’administration : elle n’est jamais affichée sur le site. Si deux agents bloquent le même jour en même temps, le second est prévenu (« Ce jour vient d’être bloqué par quelqu’un d’autre »).

Éteindre le calendrier (interrupteur ou case) remet la fiche de la salle comme avant ; les dates déjà bloquées sont gardées et reviennent si vous le rallumez.

Réservation en ligne ou par téléphone ?

Dans la fiche de la salle, sous la case du calendrier, choisissez comment les habitants réservent :

• En ligne : l’habitant clique sur un jour vert, ou sur un premier puis un dernier jour pour plusieurs jours (des jours libres qui se suivent, 14 au plus), puis sur « Demander cette date » (ou « Demander ces dates »). Le formulaire de la démarche « Réservation de salle » s’ouvre avec la salle et les dates déjà remplies, non modifiables. Il faut que cette démarche soit activée et sa page publiée (voir Chapitre 9), et que la salle soit louable. Les jours sont vérifiés une seconde fois à l’envoi. Après l’envoi, une carte « Votre demande est envoyée » lui donne sa référence, et il reçoit un e-mail de confirmation qui rappelle la salle et les dates.
• Par téléphone ou en mairie : l’habitant voit les jours libres et les jours pris, mais rien n’est cliquable. Vos coordonnées (« Comment réserver ? ») s’affichent sous le calendrier. Toute demande en ligne pour cette salle est refusée.

Les demandes reçues apparaissent dans le bloc « Demandes reçues », à côté du calendrier de la salle (dessous sur un petit écran), avec deux choix : « Bloquer la date » (les jours passent en réservé dans le calendrier et la demande est acceptée) ou « Refuser ». Dans les deux cas, une fenêtre vous permet d’ajouter un message, puis l’habitant reçoit un e-mail avec votre décision, la référence de sa demande et votre message ; il peut y répondre. Refuser une demande dont la date était déjà bloquée libère la date. Les mêmes choix existent dans la boîte des démarches : sur chaque demande de salle (calendrier allumé, si vous gérez les salles), le bouton « 🗓 Voir le calendrier de la salle » ouvre le calendrier de la bonne salle au mois demandé ; les jours demandés y sont entourés en pointillé et la demande ressort dans « Demandes reçues ». Dans l’autre sens, « Voir la demande » mène droit à sa carte dans la boîte. Le choix « Week-end complet » n’est proposé à l’habitant que pour un samedi dont le dimanche est libre.

Un mois ou deux ?

Toujours dans la fiche, choisissez combien de mois le site montre : un mois à la fois (réglage de départ, avec des flèches ‹ › pour avancer, le plus lisible) ou deux mois côte à côte. Sur téléphone, un seul mois s’affiche dans tous les cas. Les habitants peuvent avancer jusqu’à dix-sept mois ; la page ne bouge pas quand ils changent de mois.

Relier l’agenda Outlook ou Zimbra

Vous notez déjà les locations de la salle dans Outlook ou Zimbra ? Reliez son agenda : plus besoin de saisir les dates deux fois. Le site lit l’agenda ; il n’écrit jamais dedans, et vous n’avez aucun mot de passe à donner.

1. Dans votre messagerie, publiez l’agenda de la salle. Outlook : Paramètres › Calendrier › Calendriers partagés › « Publier un calendrier », choisissez l’agenda de la salle et « Peut voir quand je suis occupé », puis copiez le lien ICS. Zimbra : clic droit sur l’agenda de la salle › Partager › « Public », puis copiez le lien qui se termine par .ics.
2. Dans la fiche de la salle (calendrier allumé), carte « Agenda Outlook ou Zimbra » : collez ce lien dans « Lien de l’agenda de la salle (.ics) », puis cliquez sur « Relier cet agenda ». Le site le lit tout de suite et vous dit combien de périodes il a reprises.

Ensuite, le site relit l’agenda toutes les 15 minutes environ. Chaque rendez-vous bloque son ou ses jours, marqués 🔗 dans le calendrier : ils se changent dans la messagerie, pas dans le site. Un rendez-vous annulé est ignoré ; un rendez-vous répété (chaque semaine, chaque mois…) bloque chacun de ses jours. Sur le site, les habitants voient seulement « Indisponible », jamais le titre du rendez-vous, et les demandes en ligne tiennent compte de ces jours. Si l’agenda ne répond plus, le site garde les jours déjà lus, vous le signale (fiche de la salle, haut du calendrier) et réessaie tout seul ; « Relire maintenant » force une lecture, « Délier cet agenda » arrête la liaison et retire les jours qui en venaient. Pour changer de lien, collez le nouveau à la place de l’ancien, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Une demande en ligne qui tombe sur un jour déjà pris dans l’agenda (vous l’y avez peut-être notée d’abord) affiche « 🔗 Déjà dans l’agenda » et le bouton « Accepter (déjà dans l’agenda) » : utilisez-le seulement si c’est bien la même réservation. Si un jour est pris à la fois dans le site et dans l’agenda, le haut du calendrier le signale : vérifiez qu’il ne s’agit pas de deux réservations différentes.

Afficher les réservations du site dans Zimbra ou Outlook

Dans l’autre sens, la même carte donne un lien secret (bouton « Copier »). Ajouté une fois dans Zimbra ou Outlook, il y affiche un deuxième calendrier, par-dessus celui de la mairie, dans une autre couleur : les jours bloqués dans le site y apparaissent, « Réservé » (avec la référence DEM-… pour une demande en ligne) ou « Indisponible », jamais un nom ni une note. On le consulte dans la messagerie ; on le change dans le site. Le bouton « Comment faire ? Les 3 étapes » de la carte rappelle tout ceci.

1. Copiez le lien (bouton « Copier »).
2. Ajoutez-le une fois dans votre agenda. Zimbra : Calendrier › clic droit sur « Calendriers » › « Ajouter un calendrier externe ». Choisissez « Ajouter un calendrier externe (autre) », puis « Suivant ». Dans « Type », prenez « Abonnement iCAL » (pas « Compte CalDAV »), collez le lien, puis « Suivant ». Donnez-lui un nom (par exemple « Réservations du site ») et cliquez sur « OK » : aucun mot de passe à donner. Outlook sur le web (et nouvel Outlook) : Calendrier › « Ajouter un calendrier » › « S’abonner à partir du web ». Collez le lien, donnez-lui un nom (par exemple « Réservations du site »), puis « Importer » (dans Outlook classique, sur l’ordinateur : « Ajouter un calendrier » › « À partir d’Internet »).
3. Avant de noter une réservation prise au téléphone, rechargez le calendrier du site. Zimbra : clic droit sur le calendrier du site › « Recharger » (il se met à jour tout de suite). Outlook sur le web n’a pas de bouton pour cela : regardez plutôt le calendrier de la salle dans le site, toujours à jour.

Sans « Recharger », la messagerie relit le lien toute seule, mais lentement : toutes les 12 heures dans Zimbra, toutes les 3 à 6 heures dans Outlook sur le web (parfois plus d’une journée). L’administrateur de votre Zimbra (votre prestataire informatique) peut descendre à 1 heure : réglage « Calendar polling interval » de la classe de service ou du compte (zimbraDataSourceCalendarPollingInterval = 1h). Microsoft ne propose aucun réglage dans Outlook sur le web.

Une date prise deux fois, dans le site et dans l’agenda ? Si l’agenda de la salle est relié (voir plus haut), le site prévient la mairie par e-mail, une seule fois pour chaque rendez-vous en double, à l’adresse de la démarche « Réservation de salle » (sinon à celle du site). L’e-mail donne la date et la référence, jamais un nom ; son bouton « Ouvrir le calendrier de la salle » ouvre le bon mois. Les jours déjà pris des deux côtés au moment où vous reliez l’agenda sont seulement signalés dans le calendrier, sans e-mail ; le rendez-vous que vous avez confirmé avec « Accepter (déjà dans l’agenda) » n’est plus signalé.

Exporter le calendrier (PDF, CSV)

Sur l’écran du calendrier, le bouton « Exporter » fabrique, pour la période de votre choix (de mois à mois, douze mois au plus) :

• un PDF en paysage, un mois par page, avec le nom de la commune et de la salle, une légende, les jours pris en couleur et les jours libres en vert ;
• un CSV (une ligne par jour : date, jour, état) qui s’ouvre dans Excel ou LibreOffice.

Avant de télécharger, vous choisissez d’indiquer ou non vos notes (qui a réservé) dans les cases. Sans les notes, le document peut être affiché en mairie ou distribué au public : chaque jour y est seulement « Libre » ou « Indisponible », sans dire pourquoi. Avec, il reste à usage interne : « Réservé » et « Indisponible » y sont distingués, avec vos notes. Les années proposées vont de la première année qui a des jours pris jusqu’à dans trois ans.

#13.7 — Les équipements sportifs

Cliquez sur Équipements sport. Champs : nom, type (foot, tennis, city-stade, piscine, skatepark…), description, dimensions, cases éclairage / vestiaires / PMR, adresse, horaires, « Accès gratuit » (coché par défaut ; si décoché, un champ tarif apparaît), club associé, « Comment réserver ou accéder ? », photo, galerie et documents.

#13.8 — Les lieux de culte

Cliquez sur Lieux de culte. Champs : nom, type (église, chapelle, calvaire/croix, temple, mosquée, synagogue, cimetière…), description/historique, adresse, case PMR, case Monument historique, horaires des offices, responsable, téléphone, e-mail, site internet, photo, galerie et documents.

#13.9 — « À découvrir » : les lieux à visiter

Cliquez sur À découvrir. Cet annuaire recense les lieux à visiter de la commune : patrimoine (église, chapelle, lavoir, fontaine, calvaire…), sites naturels, points de vue et balades. Champs communs aux annuaires : nom, catégories gérables (Patrimoine, Sites naturels, Loisirs, Balades…), présentation courte et complète, photo principale, galerie et documents. En plus, propres aux lieux :

• Un bloc 📍 Localisation sur la carte : cliquez sur la carte pour poser le lieu (ou saisissez la latitude/longitude ; laissez vide si le lieu n’a pas de position précise — il reste listé, sans repère).
• Comment y accéder / stationnement et adresse / lieu-dit.
• Des infos pratiques de visite : tarif (ex. « Gratuit »), période / horaires de visite, téléphone et site internet (facultatifs).

Sur le site, les lieux s’affichent groupés par catégorie et sur une carte (OpenStreetMap, sans compte Google). La carte reprend aussi les commerces touristiques (hébergements, restaurants) rattachés depuis l’annuaire Commerces (voir 13.4), dans la rubrique « Où dormir / où se restaurer ». Les visiteurs qui ne voient pas la carte retrouvent toutes les informations dans les fiches (adresse, accès).

#13.10 — En pratique : mettre à jour les élus après une élection

Objectif : repartir avec la nouvelle équipe municipale.

1. Élus : cliquez sur « Désactiver tous » pour masquer d’un coup les anciennes fiches (sans les supprimer).
2. Pour chaque nouvel élu, créez une fiche : Prénom, Nom, Fonction (Maire, adjoint, conseiller…), Délégations.
3. Ajoutez une Photo et remplissez son texte alternatif (obligatoire, RGAA).
4. Renseignez e-mail et téléphone si l’élu le souhaite (facultatif).
5. Cochez « Fiche visible sur le site », enregistrez, et réordonnez les fiches avec les flèches ▲ ▼.

#13.11 — Questions fréquentes

Les sept annuaires fonctionnent-ils de la même façon ?

Oui : Élus, Associations, Commerces & artisans, Écoles, Salles, Équipements sport et Lieux de culte se remplissent pareil (galerie de photos, documents, case « visible sur le site », réordonnancement par flèches). « À découvrir » (les lieux à visiter) suit le même principe, en y ajoutant une carte et des infos de visite (voir 13.9).

Comment masquer une fiche sans la supprimer ?

Décochez « Fiche visible sur le site » : elle disparaît du site mais reste dans votre liste, prête à être réaffichée.

Comment gérer les catégories d’associations ?

Dans Associations, bouton 🏷️ Catégories : créez, renommez, ordonnez. Une catégorie utilisée ne peut pas être supprimée tant que des associations s’y rattachent.

Un commerce peut-il apparaître dans plusieurs rubriques ?

Oui. Dans sa fiche, cochez plusieurs catégories : un hôtel-restaurant coché dans « Hébergement » et « Restauration » figure dans les deux rubriques du site, avec une seule fiche à tenir à jour. Les catégories de commerces sont gérables comme celles des associations (bouton 🏷️ Catégories).

Comment un gîte ou un restaurant apparaît-il sur la carte « À découvrir » ?

Rien à ressaisir : c’est la catégorie qui décide. Sur l’écran 🏷️ Catégories des commerces, activez l’interrupteur « Sur la carte À découvrir » pour la catégorie voulue (par défaut : Hébergement et Restauration). Tous les commerces de cette catégorie remontent alors sur la carte et la page « À découvrir », rubrique « Où dormir / où se restaurer ». Pour qu’ils s’affichent comme repère sur la carte, renseignez leur position dans le bloc 📍 Position sur la carte de leur fiche.

Comment indiquer qu’une salle est gratuite à la location ?

Dans la fiche salle, cochez « Cette salle peut être louée », puis la case « Gratuit » sur le tarif (elle met la valeur à zéro).

Comment montrer aux habitants quand la salle des fêtes est libre ?

Allumez le calendrier de cette salle (colonne « Calendrier » de la liste, ou case « Montrer les jours libres sur le site » dans sa fiche), puis bloquez les jours pris dans Calendriers des salles (voir 13.6). Les habitants voient les jours libres en vert sur la fiche de la salle, sans jamais savoir qui a réservé.

Les habitants peuvent-ils réserver eux-mêmes une date ?

Non : ils demandent une date, c’est toujours la mairie qui bloque le jour. En mode « En ligne », le clic sur un jour vert ouvre la démarche « Réservation de salle » avec la salle et la date déjà remplies ; la demande arrive à droite du calendrier, où « Bloquer cette date » la reporte dans le planning. En mode « Par téléphone ou en mairie », rien n’est cliquable : l’habitant vous appelle.

J’ai bloqué le mauvais jour, que faire ?

Juste après l’action, cliquez sur « Annuler » (disponible dix minutes). Plus tard, cliquez sur le jour dans le calendrier puis sur « Libérer ».

Nous notons déjà les locations dans Outlook ou Zimbra : faut-il tout ressaisir ?

Non : reliez l’agenda de la salle dans sa fiche (carte « Agenda Outlook ou Zimbra », voir 13.6). Ses rendez-vous bloquent tout seuls les jours du calendrier, marqués 🔗, et le site les relit toutes les 15 minutes. Un jour marqué 🔗 se change dans la messagerie, pas dans le site. Dans l’autre sens, le lien secret de la même carte (bouton « Copier ») affiche les réservations du site dans Zimbra ou Outlook, et une date prise des deux côtés est signalée à la mairie par e-mail.

Peut-on imprimer ou afficher le calendrier d’une salle ?

Oui : bouton « Exporter » sur l’écran du calendrier, format PDF (paysage, un mois par page) sur la période de votre choix. Répondez Non à la question « Indiquer qui a réservé ? » pour obtenir un document affichable en mairie ou distribuable au public.