Les formulaires

#8.1 — À quoi ça sert ?

Le module Formulaires reçoit les messages des habitants (contact, signalement, demande…). Chaque formulaire est aussi le moteur d’une démarche en ligne (Chapitre 9). Les réponses arrivent par e-mail et se traitent dans HelloMairie.

#8.2 — La liste des formulaires

Cliquez sur Formulaires. En haut, une section « ⏳ À traiter » regroupe les formulaires qui ont des demandes nouvelles ; en dessous, tous les formulaires, avec un badge ✓ Actif / ⏸ Inactif et le nombre de réponses.

Un formulaire dans la liste : son état, son marqueur, ses soumissions et les actions.

Bon à savoir Il n’existe pas de bouton « Nouveau formulaire » : deux formulaires (Contact et Signaler un problème) sont créés d’office, et tout nouveau formulaire naît de l’activation d’une démarche (Chapitre 9). On peut ensuite le modifier librement.

#8.3 — Régler un formulaire

Ouvrez un formulaire pour régler : Titre, Description, E-mail destinataire des réponses, Message de succès (affiché à l’habitant après envoi), case « Envoyer un accusé de réception », case « Formulaire actif ».

#8.4 — Les questions (champs)

Ajoutez / modifiez / supprimez / réordonnez (▲ ▼) les questions. Pour chacune : Libellé, Type, case Obligatoire, et la liste d’Options (pour les listes déroulantes ou cases à cocher). Types disponibles : texte court, e-mail, téléphone, texte long, menu déroulant, cases à cocher, boutons radio, date, et mention RGPD (consentement). Un champ anti-spam invisible est ajouté automatiquement.

Bon à savoir Le nom technique d’une question ne peut plus changer une fois créée (c’est la clé des réponses).

#8.5 — Lire et traiter les réponses

Ouvrez la boîte de réception d’un formulaire. Trois onglets : À traiter, Terminées, 🗑 Corbeille. Chaque demande porte une référence automatique (DEM-2026-0001). Faites évoluer son statut avec les boutons : 🟠 Prendre en charge, 🟢 Marquer traité, ⚪ Ne pas retenir. Chaque bouton ouvre une petite fenêtre où vous pouvez écrire un message pour l’habitant (facultatif) avant de confirmer.

Conseil Chaque bouton dit en petit ce qu’il fait (« reste à traiter », « passe dans “Terminées” »…). Sa fenêtre a sa couleur et un encadré « Ce qui va se passer » : où ira la demande et l’objet exact de l’e-mail que recevra l’habitant.

Bon à savoir À chaque décision, l’habitant est prévenu par e-mail (s’il a laissé une adresse) : votre décision, la référence de sa demande et votre message. Il peut répondre à cet e-mail si le formulaire a une adresse de réception (ou le site une adresse de contact) : la réponse y arrive. Le bouton ✉️ Écrire à l’habitant envoie un message seul, sans changer le statut. Vos réponses (décision, message) restent affichées sous la demande. Vous ne pouvez pas modifier le contenu d’une réponse — seulement son statut, ou la mettre à la corbeille.

Conseil Pour une réservation de salle rattachée au calendrier d’une salle, les choix deviennent « Bloquer la date » (les jours passent en réservé et la demande est acceptée) ou « Refuser » (voir 13.6). Si le calendrier de la salle est allumé et que vous gérez les salles, le bouton « 🗓 Voir le calendrier de la salle » ouvre le calendrier de la salle au mois demandé, les jours demandés entourés en pointillé.

Conseil Le bouton 📊 Exporter (CSV) télécharge toutes les réponses (une colonne par question) pour Excel.

#8.6 — Insérer un formulaire dans une page

Collez le code [form:nom-du-formulaire] dans le contenu d’une page pour y afficher le formulaire.

#8.7 — Durée de conservation (RGPD)

Les réponses sont conservées un temps limité, réglé dans les Paramètres (par défaut 1095 jours = 3 ans), puis supprimées automatiquement. Certaines démarches « registre » (recensement, canicule…) sont au contraire conservées durablement.

#8.8 — En pratique : traiter une demande de contact reçue

Objectif : répondre à un habitant et suivre l’avancement de sa demande.

Formulaires : en haut, la section « ⏳ À traiter » regroupe les formulaires qui ont des demandes nouvelles. Ouvrez celui concerné.
Dans la boîte de réception, onglet À traiter, cliquez sur la demande (elle porte une référence, par exemple DEM-2026-0001).
Lisez le message, puis cliquez sur 🟠 Prendre en charge ; ajoutez si besoin un mot dans la fenêtre, confirmez : l’habitant est prévenu par e-mail que sa demande est en cours.
Une fois la demande résolue, cliquez sur 🟢 Marquer traité : nouvel e-mail à l’habitant, avec votre message éventuel.
Besoin d’un récapitulatif ? Le bouton 📊 Exporter (CSV) télécharge toutes les réponses pour Excel.

#8.9 — Questions fréquentes

Je ne trouve pas de bouton « Nouveau formulaire ».

Il n’existe pas. Deux formulaires (Contact et Signaler un problème) sont créés d’office, et tout nouveau formulaire naît de l’activation d’une démarche en ligne (Chapitre 9). Vous pouvez ensuite le modifier librement.

Puis-je corriger ce qu’un habitant a écrit ?

Non : vous ne pouvez pas modifier le contenu d’une réponse, seulement faire évoluer son statut (ou la mettre à la corbeille). C’est voulu, pour garder la demande fidèle à l’original.

L’habitant est-il prévenu quand je change le statut ?

Oui, automatiquement par e-mail à chaque changement (s’il a laissé une adresse). Inutile de lui écrire séparément.

Comment afficher un formulaire dans une page ?

Collez le code [form:nom-du-formulaire] dans le contenu de la page.

Combien de temps les réponses sont-elles conservées ?

Par défaut 3 ans (réglable dans les Paramètres), puis elles sont supprimées automatiquement (RGPD). Certaines démarches « registre » sont au contraire conservées durablement.

Manuel d’administration HelloMairie. L’aide est aussi intégrée au back-office (bouton 📖 Aide).