Une obligation entrée en vigueur en juillet 2022
Un décret d'août 2018 impose aux administrations, y compris aux collectivités territoriales, de mettre à disposition de leurs usagers un service de paiement en ligne. L'obligation s'est appliquée par étapes, en fonction du montant des recettes annuelles encaissables.
La dernière marche est tombée le 1er juillet 2022, et c'est celle qui concerne les petites communes : à partir de 5 000 € de recettes annuelles, le service de paiement en ligne est dû.
Ce seuil surprend, parce qu'on l'imagine réservé aux grandes collectivités. Il est en réalité très bas. Faisons le calcul pour une commune ordinaire.
Votre commune dépasse-t-elle le seuil ?
Additionnez ce que votre régie encaisse dans l'année :
- La cantine scolaire — c'est presque toujours le poste principal. Une trentaine d'enfants à quelques euros le repas suffit à dépasser le seuil à elle seule.
- La garderie et l'accueil périscolaire, facturés au mois ou à l'heure.
- La location de la salle des fêtes et des salles communales.
- Les concessions de cimetière.
- Le marché, les droits de place, les emplacements de forains.
- Selon les cas, l'eau et l'assainissement, la redevance d'occupation du domaine public, les photocopies et documents d'urbanisme.
Dans la grande majorité des communes, même de quelques centaines d'habitants, le total dépasse largement 5 000 €. En cas de doute, votre comptable public vous donnera le montant exact des recettes encaissables de votre régie — c'est la bonne personne à appeler avant toute autre démarche.
PayFiP, anciennement TIPI : de quoi s'agit-il
PayFiP est le dispositif de paiement en ligne de la Direction générale des finances publiques. C'est l'ancien TIPI, renommé — beaucoup de secrétaires de mairie le connaissent encore sous ce nom, et les deux désignent la même chose.
Son fonctionnement présente trois caractéristiques qui rassurent immédiatement un conseil municipal :
La commune ne voit jamais les données bancaires. L'habitant saisit son numéro de carte sur les serveurs de l'État, pas sur ceux de la mairie ni de son prestataire. La commune n'a donc aucune obligation de sécurité bancaire à assumer, et aucun risque de fuite de données de carte.
L'argent va directement au Trésor public. Il n'y a pas d'intermédiaire privé qui encaisse pour votre compte : les fonds arrivent sur le compte de la collectivité par le circuit habituel du comptable public.
Le montant est fixé par la mairie, jamais saisi par l'habitant. On ne paie pas « ce qu'on veut » : on règle une créance précise, avec sa référence.
Ce que cela change au secrétariat
C'est ici que le sujet cesse d'être réglementaire pour devenir concret.
La fin des chèques à traiter. Chaque chèque de cantine se réceptionne, se pointe, se photocopie parfois, se dépose. Multiplié par soixante familles et par mois, cela représente un temps considérable, pour un moyen de paiement que de moins en moins de familles utilisent — beaucoup de jeunes parents n'ont tout simplement plus de chéquier.
La fin des espèces au guichet. Manipuler du numéraire en régie impose des précautions, un fonds de caisse, des dépôts. Le paiement en ligne réduit mécaniquement ces flux.
Moins de relances. Un habitant qui reçoit un lien de paiement règle souvent le soir même, depuis son téléphone. Là où une facture papier attend d'être ouverte, puis qu'on retrouve son chéquier, puis qu'on passe à la mairie.
Un rapprochement plus simple. Chaque paiement est rattaché à une référence, ce qui facilite le suivi des impayés et les échanges avec le comptable public.
Ce qu'il faut prévoir avant de démarrer
Disons les choses honnêtement : ce n'est pas un bouton qu'on active un lundi matin. Trois préalables.
Une régie de recettes. Votre commune doit disposer d'une régie constituée, avec un régisseur nommé. La plupart des communes qui encaissent de la cantine en ont déjà une.
Une adhésion auprès de la DGFiP. La commune adhère au dispositif via son comptable public, et se voit attribuer un numéro client qui identifiera ses paiements. C'est une démarche administrative, à anticiper : comptez plusieurs semaines entre la demande et l'activation.
Une commission carte. Il faut le savoir avant de délibérer : les frais liés au paiement par carte restent à la charge de la commune. Ils sont modestes rapportés au temps de traitement économisé, mais ils existent, et il vaut mieux l'annoncer en conseil municipal que le découvrir ensuite. Votre comptable public vous en donnera le barème applicable.
Le vrai point de blocage : envoyer les demandes
Voilà ce que les communes découvrent une fois adhérentes. Le dispositif de l'État encaisse très bien — mais il ne fabrique pas vos factures et n'envoie rien à vos habitants. C'est à la commune de créer chaque demande de paiement, avec son montant et sa référence, puis de transmettre le lien à la bonne famille.
Fait à la main, pour soixante familles de cantine chaque mois, l'exercice est décourageant : il faut créer soixante demandes une par une, puis envoyer soixante messages. Beaucoup de communes adhèrent, essaient, puis reviennent aux chèques.
C'est exactement le problème que règle le module de paiement en ligne PayFiP de HelloMairie. Votre secrétaire prépare son tableau de cantine comme d'habitude — nom, adresse électronique, montant, objet —, l'importe en une fois, et le site crée l'ensemble des demandes puis envoie les liens. Chaque paiement est suivi dans le back-office : payé, en attente, relancé. Pour un habitant sans adresse électronique, un lien imprimable avec son QR code permet de régler depuis son téléphone à partir du papier.
Le module fait partie des 40 modules du site, inclus dans les quatre paliers, à partir de 39 € par mois. Il n'y a ni logiciel de facturation à acheter, ni prestataire de paiement à rémunérer en plus : le lien direct vers la DGFiP suffit.
Ce que cela donne, concrètement
Prenons une commune de 400 habitants avec une cantine. Avant : la secrétaire édite les factures, les imprime, les glisse dans les cartables, réceptionne les chèques pendant trois semaines, relance les retardataires, dépose les remises. Après : elle importe son tableau une fois par mois, les familles reçoivent leur lien, la majorité paie dans les jours qui suivent, et l'écran de suivi indique qui reste à relancer.
C'est le même raisonnement que pour les démarches en ligne : le service continue de fonctionner quand la mairie est fermée, c'est-à-dire précisément aux heures où vos habitants s'en occupent.
Faire savoir que le service existe
Un service de paiement que personne ne connaît ne sert à rien. C'est le point sur lequel achoppent la plupart des communes qui ont franchi le pas : le dispositif est en place, mais les familles continuent d'apporter leur chèque parce qu'elles ignorent qu'elles peuvent faire autrement.
L'information doit donc être portée activement : sur le site, dans le bulletin municipal, sur la facture elle-même, à l'inscription scolaire, et surtout directement auprès des habitants. C'est le rôle de l'application mobile de la commune : une notification annonce l'ouverture du service, puis rappelle chaque mois que les factures sont disponibles. Gratuite pour vos habitants et comprise dans l'abonnement dès 39 € par mois, elle est ce qui transforme un dispositif installé en dispositif réellement utilisé. Le module est compris dans nos offres, comme le reste : voir la création du site internet d'une mairie.
Par où commencer
- Demandez le montant des recettes encaissables de votre régie à votre comptable public. Vous saurez immédiatement si l'obligation vous concerne — dans la plupart des cas, oui.
- Interrogez-le sur l'adhésion à PayFiP et sur le barème de commission applicable.
- Vérifiez que votre site sait envoyer les demandes, sans quoi vous adhérerez pour rien.
- Délibérez en présentant les trois éléments ensemble : l'obligation, le temps de secrétariat économisé, et la commission carte.
Voyez comment se prépare un envoi de factures. Demandez votre accès de démonstration : vous recevez par e-mail un site de mairie complet à parcourir. Pendant la présentation gratuite de 30 minutes, nous importons un tableau de cantine devant vous et vous voyez les demandes de paiement se créer. Nous regardons aussi si votre commune est concernée par l'obligation. Sans engagement.