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Côté habitants, côté mairie
Comptes rendus de conseil, arrêtés, délibérations, formulaires : déposez vos PDF, classez-les par rubrique et par année. Vos habitants les trouvent, les consultent et les téléchargent — et votre publication réglementaire est tenue.
Le module Documents officiels permet à une commune de publier en ligne ses comptes rendus de conseil, arrêtés, délibérations et formulaires : les fichiers sont classés par rubrique et par année, trouvables par une recherche, et téléchargeables librement par les habitants.
Ce module n'est pas un confort. Depuis le 1er juillet 2022, la réforme issue de l'ordonnance n° 2021-1310 et du décret n° 2021-1311 a fait de la publication électronique le régime de droit commun pour la publicité des actes des collectivités. C'est aujourd'hui le module le plus directement lié à une obligation légale.
Il faut distinguer deux situations, parce qu'elles n'ont pas les mêmes conséquences.
Les communes de 3 500 habitants et plus doivent publier leurs actes sous forme dématérialisée, sur leur site internet. Pour elles, la question ne se pose plus.
Les communes de moins de 3 500 habitants pouvaient choisir entre l'affichage, la mise à disposition papier et la publication électronique — à condition d'avoir délibéré expressément avant le 1er juillet 2022. En l'absence de délibération, c'est la publication par voie électronique qui s'applique. Beaucoup de petites communes n'ont jamais pris cette délibération et se trouvent donc dans le régime électronique sans le savoir.
Dans tous les cas, les actes doivent rester disponibles gratuitement en version papier pour toute personne qui en fait la demande : la dématérialisation ne supprime pas ce droit.
On cherche souvent quelle amende s'applique. Ce n'est pas le bon angle. La publicité d'un acte conditionne son entrée en vigueur. Un arrêté ou une délibération dont la publication n'a pas été régulièrement assurée devient fragile s'il est contesté — et cela concerne des décisions qui engagent la commune : urbanisme, voirie, tarifs, police du maire. L'enjeu de ce module est juridique avant d'être pratique.
Le document le plus consulté d'un site communal, et de loin. Classés par année, ils permettent à un habitant de suivre la vie de la commune sans venir en mairie.
Les décisions du conseil municipal, avec leur numéro et leur date. Leur publication conditionne leur caractère exécutoire.
Circulation, stationnement, ouverture d'établissement, restrictions temporaires. Ce sont des actes qui doivent être connus pour être opposables.
Budget primitif, compte administratif, rapports d'orientation. Leur mise en ligne répond à une attente de transparence de plus en plus forte.
Documents d'urbanisme, plans, règlements, enquêtes publiques. Les habitants les cherchent souvent en urgence, avant un projet de travaux.
Demandes de salle, autorisations diverses, dossiers d'inscription. Utile même quand la commune ne dispose pas encore des démarches en ligne.
Vous déposez vos PDF et vous les classez par rubrique (conseil municipal, urbanisme, budget, arrêtés…) et par année. Une recherche permet de retrouver un document par son titre. Le classement par année compte plus qu'on ne le pense : c'est ce qui évite qu'un site accumule cent fichiers dans une liste unique où plus personne ne trouve rien au bout de trois mandats.
Les documents restent en ligne durablement. C'est important : la valeur d'un fonds documentaire communal vient de sa profondeur. Un habitant qui cherche la délibération de 2019 sur le lotissement doit pouvoir la retrouver.
C'est de loin l'erreur la plus répandue sur les sites de mairie, et elle mérite un paragraphe à elle seule. Un compte rendu passé au scanner est une photographie de texte. Trois conséquences immédiates : un lecteur d'écran n'y lit strictement rien, ce qui pose un problème d'accessibilité sur un document administratif essentiel ; les moteurs de recherche n'en indexent pas le contenu, donc personne ne le trouve en cherchant le nom d'un lieu-dit ; et une recherche par mot-clé sur votre propre site ne le remonte pas.
La bonne pratique tient en une phrase : exportez le PDF depuis le traitement de texte plutôt que d'imprimer puis scanner. Le document pèse moins lourd, se lit mieux, devient trouvable et reste accessible. Pour les archives anciennes dont vous n'avez que le papier, le scan reste évidemment préférable à rien.
Ce sujet est développé sur notre page RGAA et accessibilité du site de mairie, qui détaille les quatre obligations d'accessibilité d'une commune.
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