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Côté habitants, côté mairie
Salle des fêtes, salle polyvalente, salle de réunion : vos habitants voient les jours libres et demandent leurs dates en ligne. La mairie accepte ou refuse, l'habitant reçoit la réponse par e-mail. Le calendrier se relie à l'agenda Outlook ou Zimbra de la mairie.
Le module Salles communales présente vos salles municipales à louer et, si vous l'activez, un calendrier des jours libres. L'habitant choisit ses dates et envoie sa demande ; la mairie l'accepte ou la refuse, et l'habitant reçoit la réponse par e-mail. Aucune date n'est réservée sans l'accord de la mairie.
Dans beaucoup de communes, la salle des fêtes se loue encore au téléphone et sur un agenda papier. L'habitant appelle pour savoir si le samedi 14 est libre ; l'agent vérifie, rappelle, note la location, puis la recopie parfois dans l'agenda de la mairie. Et les mêmes questions reviennent toute l'année : la salle est-elle libre, combien coûte-t-elle, quel est le montant de la caution ? Toutes ces réponses peuvent se lire sur le site, à n'importe quelle heure.
Sur la fiche de la salle, les jours libres sont en vert. Il clique sur un jour, ou sur un premier puis un dernier jour pour une location de plusieurs jours.
Le formulaire s'ouvre avec la salle et les dates déjà remplies. Il ajoute ses coordonnées et l'objet de la location, sans créer de compte.
Vous acceptez ou refusez depuis l'administration. L'habitant reçoit la réponse par e-mail, et les dates acceptées se bloquent sur le calendrier.
La fiche de chaque salle réunit ce qu'on demande d'habitude à l'accueil : photos, capacité, équipements, accès aux personnes à mobilité réduite, tarifs pour les habitants et pour les personnes extérieures, montant de la caution, conditions de location et documents à télécharger. Sur la même fiche, le calendrier affiche un ou deux mois : les jours libres en vert, les autres marqués indisponibles. Le nom des personnes qui ont loué la salle n'apparaît jamais.
La salle et les dates choisies arrivent dans le formulaire et ne se modifient pas : pas de demande pour la mauvaise salle, ni pour un jour déjà pris. Une fois la demande envoyée, l'habitant voit un récapitulatif avec une référence et reçoit un accusé de réception par e-mail.
Le calendrier fait partie du site de la commune : pas de logiciel de réservation de salles à installer, ni d'abonnement à part. Il s'active salle par salle, et l'agent bloque une date en cliquant sur le jour : réservé pour une location ou un prêt, indisponible pour des travaux ou une fermeture. L'agent peut aussi ajouter une note, qui reste dans l'administration et ne se publie jamais.
Les demandes arrivent à côté du calendrier, dans « Demandes reçues ». Accepter bloque les dates et prévient l'habitant ; refuser lui envoie la réponse, avec un message si vous voulez proposer une autre date. Avant de valider, une fenêtre résume ce qui va se passer : les dates bloquées et l'e-mail qui part. Sur le tableau de bord, le bloc « Planning des salles » montre les deux semaines à venir de chaque salle et les demandes à traiter.
Le planning s'exporte en PDF, un mois par page, ou en tableur. La version à afficher dans le hall de la mairie dit seulement « libre » ou « indisponible » ; la version interne garde vos notes.
| Réglage | Ce que voit l'habitant |
|---|---|
| Fiche seule, sans calendrier | Les photos, la capacité, les tarifs et la caution. Pour réserver, il appelle la mairie ou remplit la démarche en ligne. |
| Calendrier, réservation par téléphone | Les jours libres et indisponibles, et le contact de la mairie pour réserver. Rien ne se demande en ligne : la mairie garde la réservation au téléphone. |
| Calendrier, demandes en ligne | Les jours libres, qu'il peut choisir : il envoie sa demande, que la mairie accepte ou refuse. |
Vous publiez l'agenda propre à la salle depuis Outlook (Microsoft 365 ou Outlook.com) ou Zimbra, puis vous collez son lien dans la fiche de la salle. Le calendrier du site le reprend à un quart d'heure près : un rendez-vous noté dans l'agenda y devient un jour « indisponible ».
Le site vous donne un lien à ajouter une fois dans Outlook ou Zimbra. Les jours bloqués sur le site s'y affichent comme un second calendrier, en lecture seule, marqués « Réservé » ou « Indisponible ».
Si la même date est bloquée sur le site et dans l'agenda, le site le repère en relisant l'agenda et prévient la mairie par e-mail. De quoi éviter que deux familles se présentent le même samedi.
Le site lit votre agenda, il n'y écrit jamais : aucun mot de passe de messagerie ne lui est confié, et le titre de vos rendez-vous n'apparaît pas sur le site. Côté Outlook, il faut un agenda en ligne (Microsoft 365 ou Outlook.com), où chaque réservation est notée « Occupé ». Dans l'autre sens, Outlook et Zimbra relisent le calendrier du site à leur rythme : de trois à six heures pour Outlook, parfois plus d'une journée, et douze heures pour Zimbra avec son réglage par défaut. Pour une réservation prise au téléphone, consultez donc le calendrier du site plutôt que la messagerie : il reprend votre agenda à un quart d'heure près, et le bouton « Relire maintenant » de la fiche de la salle le relit tout de suite.
On vous montre le calendrier d'une salle et le traitement d'une demande, sur une commune d'exemple. 30 minutes, sans engagement.
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