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Côté habitants, côté mairie
Carte d'identité, passeport, urbanisme, rendez-vous avec le maire : vos habitants réservent un créneau en ligne selon vos disponibilités réelles. Confirmation par e-mail, gestion des agents et de leurs plages horaires.
Le module de prise de rendez-vous permet aux habitants de réserver eux-mêmes un créneau en mairie, en ligne, selon les disponibilités que vous avez définies. La confirmation part automatiquement par e-mail, et la mairie garde la main sur les plages horaires de chaque agent.
C'est un module dont le bénéfice se mesure au téléphone. Caler un rendez-vous par téléphone demande en moyenne deux à trois échanges : l'habitant appelle pendant les heures d'ouverture, l'agent propose une date, la personne doit vérifier, elle rappelle, le créneau a été pris entre-temps. Chaque itération interrompt le travail en cours du secrétariat.
Tous les rendez-vous ne se prêtent pas à la réservation en ligne, et il vaut mieux commencer par ceux qui posent le plus de problèmes.
| Motif | Pourquoi le passer en ligne |
|---|---|
| Carte nationale d'identité, passeport | Rendez-vous longs, très demandés, souvent saturés plusieurs semaines à l'avance. C'est le motif qui génère le plus d'appels. |
| Urbanisme, dépôt de dossier | Nécessite la disponibilité d'un agent précis et un temps d'échange réel. La réservation évite les visites sans préparation. |
| Rendez-vous avec le maire ou un adjoint | Agenda contraint, souvent en soirée. La prise en ligne évite de passer par le secrétariat comme intermédiaire. |
| État civil, mariage, PACS | Démarches à étapes, où plusieurs rendez-vous s'enchaînent sur plusieurs mois. |
| Aide administrative, France Services | Permanences à horaires fixes, où le nombre de places est limité. |
Il choisit le motif de son rendez-vous, voit les créneaux réellement disponibles, en sélectionne un, laisse ses coordonnées et reçoit sa confirmation par e-mail. Il n'a aucun compte à créer : pas de mot de passe, pas d'espace personnel à activer.
Le fait de voir les disponibilités réelles change beaucoup de choses. Un habitant qui constate que le premier créneau de carte d'identité est dans cinq semaines s'organise en conséquence, plutôt que d'appeler trois fois en s'agaçant. L'information désamorce la frustration mieux qu'une explication au téléphone.
Vous définissez les plages horaires pendant lesquelles vous acceptez des rendez-vous, la durée de chaque type, et vous pouvez gérer plusieurs agents avec chacun ses disponibilités. Une commune où deux agents sont habilités aux titres d'identité peut ainsi ouvrir deux fois plus de créneaux sans double réservation.
Les rendez-vous se consultent depuis l'administration du site. Vous restez maîtres du calendrier : les créneaux que vous n'ouvrez pas n'existent pas pour l'habitant, et vous pouvez fermer une journée entière quand un agent est absent.
Les communes qui ouvrent la prise de rendez-vous constatent presque toujours une baisse des rendez-vous non honorés. L'explication est simple : la personne a choisi son créneau elle-même, elle en a une trace écrite dans sa boîte mail, et elle n'a pas noté une date à la volée pendant un appel téléphonique. Sur des rendez-vous longs comme les titres d'identité, un créneau perdu représente une demi-heure d'agent gâchée et un habitant de plus sur liste d'attente.
On vous montre la prise de rendez-vous en direct, côté habitant et côté mairie. 30 minutes, sans engagement.
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