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Côté habitants, côté mairie
Constituez votre liste d'abonnés avec un consentement en règle, exportable vers votre outil d'emailing habituel. Inscriptions et désinscriptions gérées automatiquement, avec un lien de désinscription personnel.
Le module Newsletter permet à une commune de constituer sa liste d'abonnés depuis son site, avec un consentement recueilli dans les règles, et de l'exporter vers l'outil d'emailing de son choix — Brevo, Mailchimp ou un autre. Les inscriptions et désinscriptions sont gérées automatiquement, avec un lien de désinscription personnel.
Disons-le franchement : ce module ne fabrique pas la newsletter, il fabrique la liste. Et la liste est précisément la partie que les communes ratent — celle qui, mal constituée, rend tout le reste inutilisable.
Le scénario est toujours le même. Le secrétariat récupère des adresses e-mail au fil des années : inscriptions à la cantine, réservations de salle, demandes diverses, cahier laissé à l'accueil lors d'une réunion publique. Un jour, la commune veut envoyer une information à tout le monde, et l'on constitue un fichier à partir de tout cela.
Le problème est que ces personnes ont donné leur adresse pour autre chose — inscrire leur enfant à la cantine, réserver une salle. Elles n'ont jamais consenti à recevoir une lettre d'information. Les utiliser ainsi n'est pas conforme, et les réactions ne se font pas attendre : des habitants qui demandent comment on a obtenu leur adresse, et une commune embarrassée pour répondre.
Le second travers est le fichier tenu à la main. Une désinscription arrive par retour de mail, personne ne pense à la traiter, la personne reçoit l'envoi suivant et s'agace — à juste titre. Ce qui devait rapprocher la mairie de ses habitants produit l'inverse.
L'inscription se fait depuis le site, à l'initiative de l'habitant, avec une case à cocher explicite et une mention indiquant l'usage qui sera fait de son adresse. Le consentement est donc horodaté et traçable — c'est exactement ce qu'il faut pouvoir montrer en cas de réclamation.
Chaque envoi comporte un lien de désinscription personnel. La personne se retire elle-même, sans écrire à la mairie et sans qu'un agent ait à intervenir. La liste reste ainsi propre sans effort.
Enfin, la liste est exportable vers l'outil d'emailing de votre choix. C'est un point auquel nous tenons : vos abonnés vous appartiennent. Si vous quittez HelloMairie un jour, vous partez avec votre liste. Une solution qui retient vos contacts en otage vous enferme, et nous refusons ce modèle.
La question est plus importante qu'il n'y paraît, car une lettre d'information sans contenu régulier meurt en trois numéros. Les communes qui tiennent dans la durée envoient peu et court : les événements du mois à venir tirés de l'agenda, les informations pratiques — travaux, changements d'horaires, campagne d'inscription — et la parution du bulletin municipal.
Un rythme mensuel est déjà ambitieux pour une petite commune. Mieux vaut une lettre trimestrielle réellement envoyée qu'une mensuelle abandonnée au bout de deux numéros.
Ces deux canaux ne servent pas le même besoin, et les mélanger est la meilleure façon de perdre les deux. Une coupure d'eau ou une route barrée relèvent du module Alertes & urgences : c'est immédiat, cela part en notification sur le téléphone, et personne n'a besoin de s'être inscrit. La newsletter relève de l'information de fond, périodique, envoyée à ceux qui l'ont demandée. Un habitant qui reçoit une alerte de coupure d'eau par lettre d'information trois jours plus tard ne comprendra pas.
On regarde ensemble comment constituer une liste propre et ce que vous pourriez en faire. 30 minutes.
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